E-Mail-Kommunikation im Geschäftsalltag

Für die meisten ist die geschäftliche Kommunikation per E-Mail zum Alltag geworden. E-Mails erleichtern und beschleunigen viele Abläufe, können aber auch sehr frustrierend sein. Um das zu vermeiden und es anderen zu erleichtern, solltest Du Dir selbst einige kurze Richtlinien setzen:

Der richtige Betreff

Die Betreffzeile einer E-Mail sollte den Inhalt kurz und aussagekräftig beschreiben. Willst Du auf eine E-Mail antworten, sollte der alte Betreff erhalten bleiben und davor den Zusatz AW: (für Antwort) oder RE: (für Reply) erhalten. Fast alle E-Mail-Anwendungen erledigen das aber automatisch für Dich. Der Empfänger kann die E-Mail so einfacher zuordnen. Außerdem bieten viele E-Mail-Anwendungen die Funktion, E-Mails mit ähnlichem oder gleichem Betreff zu einer Konversation zusammenzufassen.

Anrede und Gruß

Bezüglich der Anrede gibt es viele Kritiker dieses schnellen Kommunikationsmediums. E-Mails verleiten dazu, die Anrede wegzulassen und direkt mit dem Anliegen zu starten. In der Tat solltest Du hier bei neuen Geschäftspartnern oder Kunden vorsichtig sein. Hier kannst Du schnell einen schlechten Eindruck hinterlassen. Kennst Du den Empfänger aber gut, ist es in Ordnung, direkt mit dem Anliegen zu beginnen. Gerade wenn täglich mehrere E-Mails zum gleichen Empfänger gehen, scheint die Anrede oft überflüssig. Bei einem realen Gespräch beginnt man schließlich auch nicht jeden Themenwechsel mit einer neuen Begrüßung. Genauso verhält es sich mit dem Abschlussgruß. Auch hier solltest Du darauf achten, wer der Empfänger ist.

Zitieren

Das Zitieren aus einer E-Mail ist ein üblicher Vorgang, der meistens automatisch von der E-Mail-Anwendung übernommen wird. Der Text der beantworteten E-Mail wird dabei an die eigene E-Mail angehängt und markiert. Das Zitieren soll dem Empfänger helfen, sich an den Ablauf der Konversation zu erinnern. Es ist jedoch nicht nötig, den gesamten Text zu zitieren, da die Übersichtlichkeit bei langen E-Mails leidet. Zitiere nur die Textteile, auf die Du Dich auch beziehst. Viele E-Mail-Anwendungen bieten auch hier entsprechende Funktionen, die beim Antworten nur den zuvor markierten Text zitieren.

Anhänge

Bei Dateianhängen solltest Du auf zwei Dinge achten. Zum einen musst Du sicherstellen, dass der Empfänger auch eine Anwendung hat, die die Anhänge öffnen kann. Zum anderen spielt die Dateigröße der Anhänge eine wichtige Rolle. Viele E-Mail-Anbieter haben die maximale Größe einer E-Mail auf 2MB begrenzt. Sollte einer der Punkte unklar sein, solltest Du Dich kurz mit dem Empfänger absprechen.

Ordnung im Posteingang

Hier ist die Kreativität jedes einzelnen gefragt. Wer Ordnung halten möchte, kann verschiedenen Taktiken folgen. Meine goldene Regel lautet hier: Alle Elemente im Posteingang erfordern noch meine Aufmerksamkeit und müssen bearbeitet werden. Alle anderen werden in den Archivordner verschoben. Alte E-Mails können bei Bedarf über die Suchfunktion wieder zum Vorschein gebracht werden. Viele E-Mail-Anwendungen bieten Funktionen, die das Kategorisieren und Markieren von E-Mails im Posteingang ermöglicht. Diese können der Übersichtlichkeit jedoch schnell entgegenwirken wenn sie falsch genutzt werden. Abhängig von der Anzahl der E-Mails und der allgemeinen Arbeitsweise, lassen sich hier viele Strategien verfolgen.

Signatur

Eine Signatur sollte im Geschäftsalltag nicht fehlen. Sie sollte alternative Kontaktmöglichkeiten anbieten, die dem Empfänger Möglichkeit zur schnellen Nachfrage bietet. In bestimmten Fällen besteht auch in E-Mails eine Impressumspflicht.

Für weitere Beratung und Schulungen zum Thema E-Mail-Kommunikation stehe ich gerne zur Verfügung.